TAPAHTUMIA PALVELUNA

”Palveluliiketoiminta on liiketoimintamalli, jossa yritys keskittyy tarjoamaan asiakkaille aineettomia palveluita, kuten osaamista, ratkaisuja tai kokemuksia, asiakkaiden tarpeiden täyttämiseksi ja arvoa luodakseen. Sen keskiössä ovat asiakaskokemus, palvelun laatu ja jatkuva asiakassuhteiden kehittäminen.” – Näin sanoo ChatGPT promptilla ” Määrittele lyhyt ja ytimekäs kuvaus palveluliiketoiminnasta”. 

Kun maailmaa ja meidänkin liiketoimintakenttää katsoo niin voisi kysyä, että onko tänä päivänä enää liiketoimintaa, joka ei olisi palveluliiketoimintaa? Lähtökohtaisesti tilanteessa kuin tilanteessa on asiakas ja palveluntarjoaja. Fiksu kuluttaja tai ostaja on hyvin harvoin vain pelkän tuotteen perässä. Mutta mitä tämä sitten tarkoittaa yritystapahtumia, messuja ja bränditekoja toteuttavassa yrityksessä?

Ensinnäkin voisi sanoa, että palveleva toimintamalli on suunniteltu lähtökohtaisesti asiakkaita varten, mutta todellisuudessa tällä mallilla helpottuu lopulta myös meidän työmme. Etenkin potentiaalisten asiakkaiden kanssa, jotka eivät ole tottuneet käyttämään tapahtumatoimiston palveluita meidän täytyy usein perustella myös käytännöntoteutuksen lisäksi tuotettavaa lisäarvoa – mitä on tosiasiassa yllättävän paljon. Törmäämme usein edelleen pragmaattiseen ajattelutapaan, jossa tapahtumat onnistuvat “omalta porukalta” ja niiden suunnittelu, toteutus ja tekeminen on helppo antaa johdon assistentille, markkinoinnille tai viestinnälle ns. perustöiden päälle hoidettavaksi. 

Mitä se sitten tarkoittaa, kun tapahtumaprojektin toteuttaminen tulee normaalien työtehtävien päälle? Yhtäkkiä samalla pöydällä onkin pitkä lista hyvin erilaisia asioita hoidettavana, paljon yksin tehtäviä päätöksiä ja tietysti oman organisaation luomat paineet. Listasin tähän alle muutamia nopeasti mieleen tulevia asioita näistä hoidettavista asioista. 

• Budjetointi
• Tapahtumapaikka
• Tapahtuman konseptointi ja suunnittelu
• Koko toteutuksen reflektointi alkuperäiseen tarkoitukseen
• Kumppanikartoitukset/yhteydenpito
• Sisäinen viestintä
• Ulkoinen viestintä
• Tapahtumantarjoilut
• Tapahtumatekniikka
• Puhujakartoitus
• Esiintyjäkartoitus
• Raportointi

…tätä listaa voisi jatkaa pitkälle. Mitä jos tämän ulkoistaisi, tai tuosta ulkoistaisi vain osan? Resurssitehokas työajankäyttö on laadullisesti ja tuloksellisesti parasta, joten työtä jakamalla lopputulema ja laatu todennetusti paranevat.

Nyt ehkä herää kysymys, että miten tämän saa ulkoistettua, ja miten muka projektista voi ulkoistaa vain osan? Tähän on yllättävän helppo vastaus, ja sellainen, mitä asiakkaiden ei itseasiassa tarvitse edes itse miettiä. 

Laadukkaan tapahtumatoimiston prosessi lähtee liikkeelle kuuntelusta ja asiakkaan ymmärtämisestä. Tapahtumatoimistona tehtävämme on tunnistaa mahdolliset kipukohdat ja osa-alueet, joihin kaivataan apua ja millä tasolla sitä kaivataan. Ammattilaisilta apua pyytämistä ei tulisi koskaan varoa. Kokenut ja luotettava ammattilainen osaa tarjota apua sinne missä sitä tarvitaan ja ymmärtää että tämän lisäpalvelun tulee tuottaa arvoa asiakkaalle.

Yritystapahtumat ovat paljon enemmän kuin vain käytännön toteutuksia. Projektitiimin jokaisella jäsenellä tulee olla resurssia miettiä vastuullaan olevia tärkeimpiä asioita. Leikkisästi olen itsekin kutsunut itseäni ”tapahtumakauppiaaksi”, mutta laadukasta palvelua tuottaakseen tapahtumatoimisto tarvitsee paljon muutakin kuin ymmärryksen siitä, miten tapahtuman käytännön elementit rakentuvat. Laadukas tapahtumakokonaisuus rakentuu keskustelevan, tarkasti roolitetun ja järkevästi resursoidun ennakkotuotannon aikana, aina yhdessä asiakkaan kanssa.

Palveluntarjoajana meidän tulee ymmärtää mitä meiltä odotetaan ja miksi asiakkaamme ovat tapahtumaprojektia tekemässä. Yhteistyön tulee olla sujuvaa ja vastuiden tulee olla selkeitä. Hyvä tapahtumatoimisto huolehtii myös asiakkaiden vastuiden kirkastamisesta aikatauluttaen ne yhteisiin projektisuunnitelmiin ja varmistaen myös niiden etenemisen.

Sitoutunut toimisto on tavoitettavissa, se ei jätä asiakasta yksin päätösten kanssa ja siltä uskaltaa kysyä myös niitä ns. ”noloja ja vaikeita kysymyksiä”. Toimisto ymmärtää lähtökohtaisesti enemmän käytännöstä ja asiakas taas tuntee paremmin tapahtuman osallistujat. Onnistunut tapahtuma on lähtökohtaisesti asiakkaan ja toimittajan onnistuneen yhteispelin summa, missä on osattu kysyä oikeat asiat oikeaan aikaan, ja projekti on tehty suunnitellusti ja tavoitteet kirkkaana mielessä pitäen.

Tapahtumatoimistona me olemme yhtä hyviä kuin mitä meidän asiakkaillemme tehdyt projektit ovat. Kilpailutettu yritysmaailma vaatii myös meiltä uusiutumista, uusia ideoita ja itsemme haastamista. Me olemme tähän valmiita, rakastamme haasteita ja sitä hetkeä kun ne haastavimmatkin yksityiskohdat konkretisoituvat tapahtumapäivänä unohtumattomiksi kokemuksiksi.

Laadukkaan toimiston palvelukokemus alkaa myyntikäynnistä ja jatkuu päätöspalaverin yhteenvetoon ja niiden yhteydessä sovittaviin seuraaviin steppeihin. Me emme vain toteuta tapahtumia, vaan varmistamme että ne tuottavat lisäarvoa, ovat suunnitelmallisesti toteutettuja ja että asiakkaamme saavat laadukkainta mahdollista palvelua ja kumppanuutta.

 

 

 

 

Akseli Saikkonen

0505499702, akseli@vaihdehelsinki.fi

Julkaistu: 28.11.2024

Jaa tämä kirjoitus:

Palaa blogiin