Miten onnistua kansainvälisillä messuilla?
Kansainvälisten messujen suosio on ollut jatkuvassa kasvussa viimeiset vuodet ja vaikka haastava taloustilanne voikin hankaloittaa messuihin osallistumista, monet kyselyt ja tutkimukset kuitenkin osoittavat, että messuihin osallistuminen on liiketoiminnan näkökannalta kannattavaa. Muun muassa kansainvälisen messualan järjestön, UFIn, vuosittaisen barometrin mukaan messujen rooli on yrityksille merkittävä liiketoiminnan kasvattaja. Sama positiivinen kasvu on näkynyt myös osallistujamäärissä ja esimerkiksi Saksassa messujen suosio on ollut jatkuvassa kasvussa haastavien vuosien jälkeen (lähde: AUMAn trendiraportti) nostaen osallistujamäärän yli seitsemään miljoonaan vuosittain.
UFIn vuosittaisen barometrin mukaan messujen rooli on yrityksille merkittävä liiketoiminnan kasvattaja.
Me tarjoamme räätälöityjä palveluita aina osaston suunnittelusta osaston luovutukseen.
Messuille osallistuminen näytteilleasettajana on siis moneltakin kantilta hyödyttävää, mutta etenkin kansainvälisissä messuissa on hyvä huomioida tiettyjä asioita, jotta liiketoiminnallisesta hyödystä saa kaiken potentiaalin irti. Alla on listattuna muutamia yleisimpiä asioita näytteilleasettajien näkökulmasta, jotka olisi hyvä huomioida jo siinä vaiheessa, kun suunnittelee hankkivansa osastoa messuille.
1. Osaston suunnittelu
Suunniteluvaiheessa tulisi jo huomioida oman organisaation brändi ja messuille osallistumisen syy: halutaanko osastolla lanseerata jotain, aktivoida tai yllättää messuvieraita tai tarjota myynnille mahdollisuus sopia tapaamisia. Mikäli vuoden aikana on useampi messu, on myös järkevä miettiä osastolle modulaarisia ratkaisuja sekä tuotteita ja materiaaleja, joita voi hyötykäyttää toisissa messuissa; näin saadaan lisättyä osaston vastuullisuutta sekä myös kustannustehokkuutta. Suunnitteluvaiheessa tulisi myös pitää mielessä markkinointiviestinnän näkökulma: keitä messuvieraita tavoitellaan ja miten heidät saadaan vierailemaan osastolle. Käytännön asioissa täytyy muistaa myös messujärjestäjän mahdolliset rajoiteet osaston suunnitteluun liittyen aina seinien korkeudesta painorajoituksiin, joten suunnittelu on hyvä aloittaa perusasioista ja varata tähän riittävästi aikaa.
2. Taloudellinen investointi
Messuille osallistuminen on aina taloudellinen investointi ja sopivan rakentajan löytäminen ja osastosuunnitelman tekeminen voi viedä paljon aikaa ja rahaa. Aina kuitenkaan se näennäisesti halvin vaihtoehto ei olekaan halvin, vaan tässä on hyvä huomioida myös tietyt piilokulut pelkän osastokustannuksen lisäksi: onko osaston graafiset materiaalit painovalmiina ja riittävällä laadulla, tarvitseeko osasto sähköä ja miten paljon, onko osastolla ripustuksia tai tarvitaanko langatonta tai langallista verkkoa. Nämä voivat tulla yllätyksenä ja messuista riippuen tuoda useamman tuhannen euron lisälaskun, puhumatta tietenkin siitä ajallisesta kulusta, joka näiden asioiden selvittämiseen voi kulua.
3. Maassa maan tavalla
Kansainvälisissä messuissa on aina hyvä huomioida paikallinen kulttuuri, säädökset ja toimintatavat, ja paikallisten messurakentajien käyttäminen on yleensä järkevää. Tässä on kuitenkin hyvä huomioida, että mitä kaikkea tarjoukseen kuuluu, joten aina paikallinen tarjoaja ei olekaan se kustannustehokkain ratkaisu. On myös mahdollista, että isoissa messuissa kaikki järjestäjän kautta tehdyt tilaukset eivät olekaan osastolla oikeassa paikassa tai olleenkaan rakennusajan alettua, jonka takia on hyvä huomioida myös resursointi rakennusajaksi sekä rakennusvaiheen laadunvalvonta ja -kontrollointi.
4. Osaston hyödyntäminen
Osaston suunnitteluun, käytännön asioiden hoitamiseen ja varmistamiseen, graafiseen suunnitteluun sekä kommunikointiin eri sidosryhmien kesken menee helposti kymmeniä tunteja aikaa, mutta samalla täytyy pitää mielessä messuille osallistumisen tarkoitus. Liiketoimintaa tukevan messuosaston sisällölliseen puoleen sekä siellä olevaan henkilökuntaan on tärkeää käyttää siis riittävästi aikaa. On hyvä huolehtia siitä, että mahdollisissa näyttöpinnoissa on juuri kyseisen messun vieraille suunniteltua sisältöä, osaston valaistus on suunnattu oikein, logot ovat näkyvissä oikein, mahdolliset tuotenäytteet tukevat yrityksen sekä osaston sanomaa ja henkilökunta on valmiina ottamaan messuvieraat vastaan.
Mikäli teillä on messutarpeita ja olette suunnittelemassa messuille osallistumista näytteilleasettajana joko kotimaassa tai ulkomailla, niin ole rohkeasti yhteydessä.
Huolimatta siitä, että osallistutko messuille näytteilleasettajana kotimaassa tai ulkomailla, niin hoidettavia käytännön asioita on todellakin paljon, mutta ulkomaan messuissa on vielä aina oma lisämausteensa. Vaihde Helsinki on tänä vuonna mukana toteuttamassa asiakkaidemme messuosastoja useassa eri maassa. Me tarjoamme räätälöityjä palveluita aina osaston suunnittelusta osaston luovutukseen ja vastaamme kaikista käytännön toimenpiteistä, jotta asiakkaamme voi keskittyä täysin osaston sisältöön ja siihen, miten he saavat hyödynnettyä maksimaalisen hyödyn messuosallistumisestaan.
