TAPAHTUMAT JA TAPAHTUMAMARKKINOINTI – MITÄ NÄILLÄ TARKOITETAAN JA KUINKA NÄISTÄ HYÖDYTÄÄN?

Tapahtumat ovat tekoja ja unohtumattomia kohtaamisia, joiden tulee näkyä, tuoksua, tuntua ja kuulua. Onnistuneen tapahtuman ja tapahtumamarkkinoinnin takana on aina tavoitetta varten suunniteltu ratkaisu, oikea tiimi sekä ymmärrys mitä teolla halutaan saavuttaa. Tie onnistumiseen luodaan projektin alkuvaiheessa asiakkaiden toiveiden, resurssien ja kohderyhmän ymmärtämisellä sekä panostamalla sisältöön ja oikeanlaisiin puitteisiin.

Suunnitteluvaiheessa tulee ideoida ennakkoluulottomasti sekä verrata ratkaisuja asiakasyrityksen tai organisaation muihin tekoihin. Tapahtumat ovat usein osa jotain suurempaa konseptia, minkä kokonaistavoite tulee pitää mielessä koko projektin ajan. Meidän tehtävämme on kuunnella sekä ymmärtää asiakkaitamme ja tarjota heidän tavoitteitansa tukevia työkaluja.

Tapahtumissa on kyse teoista ja tekoihin tarvitaan päätöksiä, näistä päätöksistä koostuu projektin tuotantovaihe. Tuotannon aloituksen yhteydessä on hyvä vielä kerran kirkastaa tavoitteet sekä tarkentaa elementit, joilla tuotantoa lähdetään edistämään. Tapahtumien ja tapahtumamarkkinoinnin tuotannon voi jakaa karkeasti viiteen osa-alueeseen.

1. Tuotannon aloitus: Kommunikaatiotavoista sopiminen, vastuujaot, tavoitteiden kirkastaminen sekä budjetin ja projektisuunnitelman tarkennukset.
2. Tuotantovaihe 1/3: Toteutustavan ja tapahtumamuodon lukitseminen.
3. Tuotantovaihe 2/3: Yksityiskohtien suunnittelu ja lukitseminen sekä muutoksiin reagointi.
4. Tuotantovaihe 3/3: Toteutustavan ja yksityiskohtien tarkennukset sekä jälkitöiden suunnittelu. Tämä vaihe valmistaa kokonaistuotannon tapahtumapäivään, joten valittujen päätösten tulee vastata suunnitteluvaiheessa sekä projektin aikana tunnistettuihin tavoitteisiin.
5. Tapahtuma: Tapahtumapäivä on pitkän prosessin huipentuma, mikä summaa kaikkien edellisten vaiheiden onnistumisen. Onnistuneen tapahtuman takana on aina onnistunut suunnittelu sekä hyvin johdettu ennakkotuotanto.

Tapahtumapäivän jälkeen vertaamme lopputulosta projektin alussa sekä tämän aikana tunnistettuihin tavoitteisiin ja mittaroimme tulokset niiltä osin kuin se on mahdollista. Tapahtuman jälkityöt aloitetaan välittömästi tapahtuman jälkeen, osallistujien ollessa vielä sitoutuneita tapahtumaan. Toiminnassamme meidän tulee ymmärtää, että usein asiakkaamme varsinainen työ vasta alkaa tästä.

Onnistuneet tapahtuma- sekä tapahtumamarkkinointiteot tarjoavat informaatiota, vahvistavat brändimielikuvaa ja luovat mieleenpainuvia alustoja asiakkaiden tai oman henkilökunnan kohtaamisille.