Jos olet joskus järjestänyt tapahtumaa omille sidosryhmillesi, tiedät, ettei se synny itsestään. Onnistunut projektijohto on tapahtumatuotannon ehkä merkittävin onnistumisen avaintekijä, mutta miksi hyvä projektinvetäjä onnistuu? Tähän tarvitaan hyvää ennakointia sekä kommunikaatiota niin projektitiimin kuin sidosryhmienkin välillä. Mitä projektijohto oikeasti tarkoittaa ja mitä tuottajat tekevät?

Aloitetaan syynääminen lopusta. Meidän tuottajien ehkä tärkein tehtävä on huolehtia, että lopputulos näyttää, kuulostaa sekä tuntuu hyvältä, toimii odotetusti kohderyhmälle ja ennen kaikkea vastaa tarpeeseen eli tukee tavoitteiden saavuttamista eri tasoilla.

Paikan päällä vastuutuottaja yhdessä projektitiiminsä kanssa varmistaa, että kaikki toimii sovitusti, laatu on erinomainen ja juoksutus kulkee suunnitellusti. Asiakas saa keskittyä olennaiseen – tapaamaan ihmisiä, keskittymään sisältöön ja nauttimaan kyydistä.

Koska toimimme live-ympäristössä, odottamattomia asioita voi tapahtua. Tällöin tuottaja ottaa johdon ja varmistaa, että show voi jatkua. Jos reagointia vaaditaan, tuottaja on aina valmistautunut useimpiin skenaarioihin etukäteen ja loput hoituvat kokemuksella.

Koska toimimme live-ympäristössä, odottamattomia asioita voi aina tapahtua.

Oikea-aikainen viestintä on äärimmäisen tärkeää, sillä kilpailu osallistujien ajasta on kovaa.

Tapahtumapaikalla tuotajan tehtävä on huolehtia:

• Rakennuksen kulusta
• Vastaanotosta ja ihmisten liikkumisesta
• Tekniikasta
• Juoksutuksesta/ohjelmasta esiintyjäbriefeineen
• Somistuksesta ja opastuksesta
• Cateringista
• Turvallisuudesta
• Kuljetuksista
• Yllättävistä tilanteista
• Muista juuri kyseiseen tapahtumaan liittyvistä yksityiskohdista

Ennakkotuotanto takaa loistavan toteutuksen, jälkituotanto vahvistaa viestin

Todellisuudessa kaikki edellä mainittu valmistellaan ja suunnitellaan huolellisesti jo ennakkotuotantovaiheessa. Tuottajat miettivät tapahtuman tavoitteiden kautta kaikki olennaiset stepit ja toimivat ikään kuin asiakkaan edunvalvojina tuotannon edetessä.

Tapahtumatuottaja suunnittelee heti alussa projektin kulun, tarvittavat palaverit niin asiakkaan kuin alihankkijoidenkin kanssa sekä seuraa projektisuunnitelman etenemistä. Tuottaja aikatauluttaa tapahtuman rakennuksesta purkuun mahdollisimman tarkasti, jolloin isommilta yllätyksiltä vältytään. Tämä pitää sisällään paljon kommunikaatiota muun muassa tapahtumatilan ja eri sidosryhmien välillä: suunnittelemme esimerkiksi yhdessä, kuinka kauan rakennuksen eri vaiheet kestävät, jotta tyhjäkäyntiä syntyy mahdollisimman vähän.

Tämän lisäksi tuottaja voi vastata täysin tai olla asiakkaan tukena tapahtuman ennakkomarkkinoinnissa. Oikea-aikainen viestintä on äärimmäisen tärkeää, sillä kilpailu osallistujien ajasta on kovaa.

Kilpailuttamalla ja tarjouksia vertaamalla tuottaja etsii juuri oikean ratkaisun tarpeeseen. Tuottajilla on laajat tapahtuma-alan verkostot aina esiintyjistä messurakentajiin ja se, mikä sopii yhteen tuotantoon, ei välttämättä toimi lainkaan toisessa. Kokenut ja verkostoitunut tuottaja pystyy valitsemaan juuri oikeat kumppanit toteutukseen ja vastaamaan myös heidän onnistumisestaan. Tuottajalla on can do -asenne ja halu löytää ratkaisu jokaiseen tarpeeseen.

Tapahtuman kuuluu jättää muistijälkiä, jotka kantavat parhaimmillaan pitkälle. Tuottaja voi auttaa jälkimarkkinoinnissa ja viestin vahvistamisessa. Jälkituotantovaiheessa myös esimerkiksi tavarat palautuvat, laskut tarkistetaan ja palautteet kerätään ja analysoidaan.

Ennakko- ja jälkituotantovaiheeseen kuuluu isossa kuvassa esimerkiksi:

• Kustannusten arviointi ja kilpailuttaminen
• Projektijohto ja aikataulutus
• Tilakartoitukset ja tilasuunnittelu
• Cateringin, somistuksen, kalustuksen, turvallisuuden ym. suunnittelu ja aikataulutus tapahtumassa ja sen jälkeen
• Tapahtuman markkinointi
• Ohjelman ja sisällön suunnittelu tai tukeminen sen suunnittelussa
• Palautteet ja raportointi

Avaimet käteen, pelkkä ennakko- tai onsite-tuotanto vai jotain siltä väliltä?

Tuottaja mukautuu aina tarpeeseen. Joskus tuotamme vain jonkin tapahtuman osa-alueen ja joskus teemme kaiken. Joka tapauksessa olemme aina tukena ja kannamme vastuuta tapahtuman onnistumisesta kokonaisvaltaisesti!