Miten luot onnistuneen tapahtuman kanssamme?

Tarinat, niihin uskominen ja niiden kertominen ovat mahdollistaneet kautta historian eri taustoista tulevien ihmisten suuremman yhteyden löytämisen ja rakentamisen. Tapahtuma on loistava alusta erottautumiseen ja yhteisten kokemusten rakentamiseen sekä teidän tarinanne ja viestinne vahvaan kertomiseen.

Meille tapahtumat tarkoittavat yksittäistä onnistunutta tapahtumapäivää tai laadukasta konseptia laajempaa kokonaisuutta. Jokaisella tapahtumalla on briefistä päätöspalaveriin asti jatkuva elinkaari sekä projektitiimin että osallistujan näkökulmasta. Mitä suunnitelmallisempi, tavoitteellisempi, avoimempi ja laadukkaampi tämä elinkaari on, sitä onnistuneempi lopputuloskin on.

Oli kyseessä yritystapahtuma, messutapahtuma tai kuluttajille toteutettava bränditeko, tuotannon vaiheet seuraavat hyvin samanlaista polkua.

1. Suunnittelu

Kertoaksemme teidän tarinanne meidän tulee ensin ymmärtää se. Näin voimme jo suunnitteluvaiheessa kantaa yhdessä vastuun avainasioiden mukaan ottamisesta ja tavoitteisiin pääsemisestä.

Brief & tavoitteiden kirkastus

Kaiken tekemisen lähtökohtana on “miksi”, ei “miten”. Jokainen tuotantomme on erilainen, joten ennen kuin alamme suunnitella toteutusta, haluamme tietää, mitkä ovat asiakkaamme liiketoiminnalliset tavoitteet, mitä tapahtumalta odotetaan, mitä tapahtumasta halutaan muistettavan ja mitkä ovat niitä asioita, joiden pitää toteutua, jotta tapahtuman jälkeen voimme yhdessä todeta “WOW! Me teimme sen!”  Vasta kun tiedämme taustat ja tavoitteet, pystymme suunnittelemaan työkaluja, joilla niihin päästään.

Tapahtuman konseptointi & suunnittelu

Kun tiedämme, miksi teemme, siirrymme kysymykseen mitä teemme. Tässä vaiheessa usein “more is more”, eli annamme ideoiden lentää, emmekä pelkää myöskään niitä huonoja heittoja, joista voi paineen alla syntyä timantteja. Suunnittelun ytimessä on rakentaa tavoitteita ja osallistujia varten suunniteltu tavoitteellinen konsepti, jota käytännön toteutus tukee.

2. Tuotanto

Onnistuneen tapahtuman taustalla tapahtuu paljon. On meidän työmme saada nämä asiat sujumaan asiakkaamme silmissä vaivattomasti ja onnistuneeseen lopputulokseen tähdäten. Pilkomme ennakkotuotannon osiin, aikataulutamme eri vaiheet ja huolehdimme läpi projektin siitä, että asiakkaallamme on ajantasainen tieto projektin etenemisestä. Me huolehdimme, jotta asiakkaamme ei tarvitse huolehtia.

Tuotannon aloitus

Käytännön toteutukseen lähdettäessä kirkastetaan vielä kerran tapahtuman tavoitteet ja se, mitä ollaan tekemässä. Luodaan yhteiskäyttökansiot, lukitaan resurssit, avataan projektityökalut, sovitaan kommunikaatiokanavat, tarkennetaan projektisuunnitelma sekä tehtävänjako ja täsmätään kustannusarvio. Hyvin johdettu tuotannon aloitus luo pohjan koko projektin kommunikaatiolle, suunnitelmalliselle tekemiselle ja hyville yöunille.

Tuotantovaihe 1

Heti tuotannon aloittamisen jälkeen lyödään lukkoon ne kuuluisat isot linjat. Valitaan tapahtumapaikka, luodaan pohja osallistujakommunikaatiolle, lukitaan toimittajaketju ja kumppanit sekä varmistetaan, että kaikki mukana olevat tahot tietävät tuotantoprosessin käynnistyneen.

Tuotantovaihe 2

Usein isojen päätösten jälkeen vedetään hetki happea ja lähdetään edistämään niitä pienempiä, mutta silti kokonaisuuden kannalta tärkeitä yksityiskohtia. Tuotannon toista vaihetta voi pitää jopa hieman uinuvana vaiheena, sillä tänä aikana lopputulosta parannetaan pienin askelin, reflektoidaan jo sovittuja tavoitteita vasten, edistetään sisältöä, luodaan osallistujakokemusta, viilataan aikataulua, käydään tilavierailuilla ja pidetään suunnittelutapaamisia. Tuotantovaihe 2 onkin lopputuleman laadukkuuden ja pienten yksityiskohtien kannalta se tärkein vaihe.

Tuotantovaihe 3

Muutama viikko ennen tapahtumaa alkaa rytisemään, kun kaikille osa-alueille ja tapahtuman käytännön asioille annetaan lopullinen go-päätös. Tässä vaiheessa lukitaan tapahtuman tarkka ohjelma, laaditaan lopulliset tuotantodokumentit, varmistetaan tarkat rakennusaikataulut ja tehdään viimeiset varmistukset, joiden jälkeen lukitaan asiat niin kuin ne tulevat tapahtumassa toteutumaan. Tässä vaiheessa tulee pitää kirkkaana tapahtuman tavoitteet, jotka usein kiireessä hämärtyvät; jokaisen päätöksen tulee tukea tavoitteita ja yhteistä päämäärää.

3. Tapahtuma

Me olemme mukana, jotta asiakkaamme pystyy osallistumaan myös tapahtumapäivänä.

Rakentaminen/valmistelut

Onnistunut tapahtuma on rakennettu jo kahden ensimmäisen vaiheen aikana. Hyvin suunniteltu, aikataulutettu ja ammattimaisesti resursoitu tapahtumarakentaminen on huoleton ja vaikuttava, kuukausien suunnittelun konkretisoiva kokemus niin asiakkaalle kuin omalle tuotantotiimillemmekin. Huolimatta hyvästä suunnittelusta rakennusvaiheessa, hiomme pieniä yksityiskohtia aina mahdollisuuksien mukaan.

Tapahtuma

Kun edelliset vaiheet on hoidettu huolellisesti, on tapahtumassa aika nauttia. Nappiin menneet ensimmäiset iskut ovat usein se huippuhetki, joka jää jokaisen tapahtuman toteutukseen osallistuneen mieleen, pieni jännitys laukeaa ja kaikki tietävät että luvassa on onnistunut tapahtumapäivä. Yksi tärkeimmistä tehtävistämme on tarjota myös asiakkaamme yhteyshenkilölle mahdollisuus nauttia tapahtumasta ja sen vieraista. Onnistunut tapahtuma on aina sitä edeltävien vaiheiden summa ja saa työstä nauttivan tuottajan silmäkulmat kostumaan ylpeydestä kerta toisensa jälkeen.

4. Jälkityöt

Annamme asiakkaallemme luvan hengähtää. Meidän kanssamme asiakas voi luottaa siihen, että projekti viedään loppuun saakka ja asiakas saa keskittyä nauttimaan tuloksista ja tapahtumassa syntyneiden, laadukkaiden keskustelujen eteenpäin viemisestä.

Välittömät toimet

Heti tapahtuman jälkeen toimitamme palautekyselyt, arkistoimme kaikki tarvittavat dokumentit, käymme läpi välittömät asiakaspalautteet, huolehdimme tapahtuman purusta ja hoidamme mahdolliset tavaran palautukset asiakkaallemme. Haluamme myös itse saada palautetta kaikista projekteistamme, joten lähetämme asiakkaamme yhteyshenkilölle oman palautekyselyn välittömästi tapahtuman jälkeen.

Viikko tapahtumasta

Haluamme aina sanallisen palautteen tapahtumasta, ja paras tapa tähän on yhteinen läpikäynti asiakkaamme kanssa. Koontipalaveriin valmistaudumme tuottamalla lyhyen raportin toteutuksesta sekä mitatuista asioista. Tässä palaverissa reflektoimme myös toteutunutta kokonaisuutta suhteessa suunnitteluvaiheessa nimettyihin tavoitteisiin. Lisäksi katsomme koontipalaverissa aina tulevaan; jaamme yhdessä läpikäydyt opit, onnistumiset ja uudet ideat asiakkaallemme tulevien tapahtumaprojektien suunnittelun tueksi.

Jokaisessa projektissa johdamme kahta onnistunutta asiakaskokemusta

Olemme tiiviisti osa asiakkaamme tiimiä. Meille on ensiarvoisen tärkeää, että tarjoamamme palvelukokemus on ensiluokkainen ja että asiakkaamme voi luottaa meihin. Hyvässä hengessä ja avoimessa ilmapiirissä toteutetussa projektissa rakennamme yhdessä asiakkaamme kanssa tapahtumavieraille unohtumattoman osallistujakokemuksen.

Oli kyseessä henkilöstötapahtuma, asiakastilaisuus, kuluttajamessut tai ammattilaismessut, kohtaamisten tulee olla laadukkaita, tasokkaassa ympäristössä toteutettuja, hyvin suunniteltuja ja asiakkaallemme tuloksia tuottavia.