Tapahtumatila on yksi tapahtuman tärkeimmistä elementeistä. Sen tulee mahdollistaa suunniteltu sisältö, tapahtuman saavutettavuus sekä varmistaa toivottu osallistujakokemus. Vaihtoehtoja tapahtumatiloille on aina oman toimiston neuvottelutiloista kokonaan tapahtumaa varten rakennettavaan infraan saakka. Tilaa valittaessa tulee huomioida aina henkilömäärä, sijainti, haluttu vaikutus ja tilan yleinen toimivuus tilaisuuteen.
Omat tilat: Tapahtumia ja etenkin henkilöstötilaisuuksia järjestetään usein myös yritysten ja organisaatioiden omissa toimitiloissa. Tilat ovat usein osallistujille tutut ja brändäyksellä, tekniikalla, kalustuksella ja hyvällä ruualla ne muutetaan tapahtumaan sopiviksi. Omia tiloja käytettäessä kannattaa muistaa että tapahtumaa varten niihin kannattaa suunnitella jotain osallistujat yllättävää uniikkia ja odottamatonta.
Valmiit tapahtumatilat: Valmiita tapahtumatiloja ovat mm. hotellien kokoustilat, vuokrattavat juhlatilat tai konferenssikeskusten tapahtumatilat. Valmis tila on usein helppo vaihtoehto saada peruspuitteet tapahtumalle yhdestä paikasta. Tiloissa on usein oma cateraus, vahtimestaripalvelut, narikat, peruskalustus sekä perustekniikka. Usein nämäkin tilat tarvitsevat brändäystä sekä elementtejä halutun kokemuksen ja viestin vahvistamiseksi. Esimerkkejä tiloista: Siipi, Koskenranta, Finlandia-talo, Scandic, Valkoinen Sali, Verkatehdas.
Ravintolatilat: Tilaisuuksia on mahdollista järjestää myös ravintoloissa. Tilat ovat usein erillismaksusta käytettävissä sekä aukioloaikoina että näiden ulkopuolella. Ravintolatilat ovat usein jo valmiiksi tunnelmallisia, mutta mikäli tilaisuudessa on kyse muustakin kuin ruuasta, kannattaa myös näitä tiloja somistaa ja tukea kevyellä brändäyksellä. Esimerkkejä tiloista: Meripaviljonki, Flavorium, Dylan, The Cock.
Hallit ja Areenat: Näyttäviä tapahtumia järjestetään myös urheiluhalleissa sekä tapahtumia varten rakennetuissa areena tiloissa. Nämä tilat pystyvät usein tarjoamaan osan peruselementeistä kuten siivouksen, osan tekniikasta ja järjestyksenvalvonnan. Tilat mahdollistavat näyttävän tapahtuman, mutta hallimaisuutensa vuoksi nämä tarvitsevat usein huolellisen tilankäyttösuunnitelman sekä tilan yleistä ilmettä pehmentäviä elementtejä. Esimerkkejä tiloista: Aino Areena, Metro Areena, Helsingin Jäähalli, Tähti Areena.
Tilan tulee mahdollistaa suunniteltu sisältö, tapahtuman saavutettavuus sekä varmistaa toivottu osallistujakokemus.
Tapahtumaa varten voidaan rakentaa telttoja sekä kiinteiltä rakenteilta tuntuvia väliaikaisrakenteita.
Tyhjät tapahtumatilat: Osa tapahtumatiloista on vuokrattavana niin sanotusti tyhjinä. Tällöin tilaaja vastaa kaikista tapahtumaan tarvittavista elementeistä ja tarpeista. Tyhjät tilat mahdollistavat usein muunneltavan, uniikin ja vaikuttavan tapahtumakokonaisuuden, sillä kaikki suunnitellaan yhtä tiettyä tilaisuutta varten. Esimerkkejä tiloista: Kaapelitehdas, Kattilahalli.
Tilapäisrakenteet: Tapahtumaa varten voidaan rakentaa telttoja sekä kiinteiltä rakenteilta tuntuvia väliaikaisrakenteita. Näillä elementeillä tilaisuuden voi viedä täysin uuteen ympäristöön. Tilapäisrakenteita käyttäessä tulee huomioida, että tällöin kaikki toteutuksen elementit suunnitellaan kyseistä tilaisuutta varten. Usein näitä rakenteita pystytetään esimerkiksi tuotantolaitosten yhteyteen, tai jos tapahtuma halutaan viedä täysin uniikkiin ympäristöön.
Tapahtumatilan valinnassa kannattaa käyttää ammattilaisia, jotka etsivät ja valitsevat yhden tai useamman tilavaihtoehdon, järjestävät tilavierailut ja auttavat teitä valitsemaan parhaan mahdollisen tilan tapahtumaanne. Oli valinta sitten valmis- tai kokonaan tapahtumaa varten rakennettu tila, tulee sen käyttö, kalustus, tekniikka ja brändäys suunnitella aina huolellisesti kyseistä tapahtumaa varten.
