Tapahtumien sisällön suunnittelussa tulee ottaa huomioon asiasisällön ja viestin lisäksi kuinka kerrotaan, kenelle kerrotaan, miksi kerrotaan ja missä kerrotaan. Huolellisella sisällönsuunnittelulla arvostat osallistujien aikaa ja varmistat että tapahtuman elementit tukevat sekä vahvistavat haluttua viestiä. Kiinnostus ja osallistumispäätös luodaan jo tapahtuman markkinoinnissa, mutta varsinaisen tapahtumapäivän tulee lunastaa osallistujien odotukset.
Kenelle kerrotaan: Onnistuneen tapahtuman suunnittelu alkaa tunnistetusta tarpeesta tehdä tietylle kohderyhmälle tilaisuus. Sisällön suunnittelussa tulee muistaa, että tapahtuma tehdään aina vieraita varten. Projektitiimin sekä esiintyjien tulee tietää ketä tilaisuuden osallistujat ovat, miksi he osallistuvat tilaisuuteen ja mikä heitä puhuttelee. Sisällön tulee vastata kohderyhmän odotuksiin ja se tulee kertoa heille riittävällä tasolla. Mieti myös kuinka vieraita voi osallistaa ja voiko interaktiviisuudella ja osallistamisella sitouttaa kohderyhmää tilaisuuteen jo ennen varsinaista tapahtumaa.
Miksi kerrotaan: Sisältöä suunnitellessa tulee aina miettiä miksi, mitä ja miten paljon osallistujille halutaan kertoa sekä kuinka valitut elementit tukevat tapahtuman viestiä ja tavoitteita. Varsinaista sisältöä tukevat asiat tulee tiivistää ja asiaan kuulumattomat asiat kannattaa karsia pois. Mieti aina löytyykö tieto jo jostain muualta, onko joku kertonut sen jo aiemmin ja tukeeko se tapahtuman pääviestiä. Rakenna aina tapahtumallesi käsikirjoitus ja mieti mikä on tapahtuman tarina. Tarina ja hyvä käsikirjoitus ei ainoastaan niputa lopullista toteutusta, vaan paljastaa myös kokonaisuuteen kuulumattomat kohdat jo suunnitteluvaiheessa.
Projektitiimin sekä esiintyjien tulee tietää ketä tilaisuuden osallistujat ovat, miksi he osallistuvat tilaisuuteen ja mikä heitä puhuttelee.
Käytännöntoteutus on osa tapahtuman viestiä ja osallistujakokemusta
Miten kerrotaan: Kerrontatapa on hyvä miettiä jo suunnittelun alussa, sen tulee muodostaa ehjä tavoitteita tukeva kokonaisuus ja se tulee pitää mielessä koko projektin ajan. Perinteisiä puheenvuoroja, fireside chateja, paneelikeskusteluja sekä dialogeja voidaan tehostaa tilaisuutta varten suunnitelluilla aktivoinneilla, tehosteilla ja visualisoinneilla. Tilaisuuden keynote-puhuja voi saapua lavalle valtavassa discopallossa, juontaja ilmestyä tyhjästä lavalle tai yrityksen toimitusjohtaja saapua paikalle golfautolla. Lyhyesti voisikin sanoa kerronan ainoaksi rajoitteeksi sen, että sen tulee tukea tapahtuman sisältöä ja puhutella oikeaa kohderyhmää.
Missä kerrotaan: Suunnitellessa tapahtumaa tulee myös muistaa, että sen käytännöntoteutus on osa tapahtuman viestiä ja osallistujakokemusta. Oikein valittu tapahtumapaikka ja puitteet tehostavat haluttua viestiä ja luovat unohtumattoman muistijäljen osallistujille. Tapahtuman käytännöntoteutuksen, rakenteen ja ohjelmaosuuksien on tuettava toisiaan ja niiden on muodostettava ehjä kokonaisuus.
Onnistuneen tapahtuman sisällönsuunnittelu kulkee käsikädessä käytännöntoteutuksen kanssa ja se tulee konseptoida yhdeksi ehjäksi kokonaisuudeksi. Tehtyjä päätöksiä tulee peilata tavoiteisiin koko projektin ajan, ja projektin aikana syntyvien lisäysten tulee tukea tapahtuman pääviestiä sekä puhutella kohderyhmää. Huolellisella ja rohkealla suunnittelulla varmistat tapahtumasi onnistumisen, hurmaat asiakkaasi ja vahvistat brändiäsi.
