Vaihde Helsinki on asiakkaita varten perustettu tapahtumatoimisto. Yli vuosikymmenen kokemuksella konseptoimme, suunnittelemme, tuotamme ja toteutamme laadukkaita tapahtumaprojekteja asiakkaidemme tarpeisiin. Tehtävämme on rakentaa tuloksia tuottavia kohtaamisympäristöjä, jotka muistetaan ja jotka tuovat lisäarvoa asiakkaidemme liiketoimintaan.

Työtapamme on suunnitella kokonaisuudet pala kerrallaan asiakasta kuunnellen. Jokaisen toteutuksemme pohjana on asiakkaan ymmärtäminen, kuuleminen ja mahdolliseen ongelmaan tai haasteeseen vastaaminen. Onnistuneen tapahtumaprojektin perustana on huolellinen suunnittelu, missä ymmärretään miksi tapahtumaa lähdetään suunnittelemaan, millaiset tavoitteet sille asetetaan ja kuinka se tukee asiakkaamme liiketoimintaa.

Jokaisen toteutuksemme pohjana on asiakkaan ymmärtäminen.

Läpi koko prosessin tehtävällä reflektoinnilla ja uusiutumisella varmistamme jatkuvan parantamisen sekä tapahtumatuotantoprosessin aikana, että tämän jälkeen.

Alun suunnittelu-/konseptivaiheen suuret linjat määrittävät mihin suuntaan käytännön toteutusta tuotantovaiheessa viedään sekä koko prosessin huipentavan tapahtumapäivän punaisenlangan. Itse tapahtumapäivän käytännön onnistumisen määrittää onnistunut tuotannonjohto, missä jokainen osapuoli pidetään kartalla kokonaisuuden etenemistä. Onnistuneessa projektissa koko tiimiä sekä hankintaketjua tulee kuunnella läpi koko tuotannon ja asiat tulee tehdä yhdessä, vastuullisesti ja kaikki näkökulmat huomioiden. Projekteissamme hyödynnämme laajaa, alan huipputekijöistä koostuvaa kumppaniverkostoa, näin saamme kasattua parhaan tiimiin jokaiseen projektiimme.

Toteutusprosessimme pystyykin jakamaan karkeasti kolmeen eri osa-alueeseen. Suunnittelu/konseptointi, missä haemme ymmärryksen mitä olemme tekemässä ja millaiseen haasteeseen vastaamassa. Tuotanto, mikä pitää sisällään onnistuneen projektinjohdon ja unohtumattoman tapahtumapäivän. Jälkityöt, eli tapahtuman palautteet, dokumentoinnin ja toteutuksen vertaaminen sille määritettyihin tavoitteisiin.

Työskentelytavassamme suunnittelu kulkee olennaisena osana tuotantoa läpi koko projektin. Projektin edetessä peilaamme jokaista vaihetta alkuvaiheessa sekä projektin aikana tunnistettuihin tavoitteisiin ja tarpeisiin. Näin varmistamme oikeat tuotannolliset elementit projektin tarpeisiin. Emme myöskään pelkää nostaa esille uusia ajatuksia ja haasteita näiden ilmetessä. Läpi koko prosessin tehtävällä reflektoinnilla ja uusiutumisella varmistamme jatkuvan parantamisen sekä tapahtumatuotantoprosessin aikana, että tämän jälkeen.

Meille asiakaskokemus on tärkeää, sillä tapahtumamme edustavat asiakkaitamme ja toimivat heidän käyntikortteinaan. Hyvä asiakaskokemus rakentuu asiakkaan kuuntelemisesta, aktiivisesta ja asiantuntevasta projektinjohdosta sekä halusta tehdä aina paremmin ja nähdä parantamisen paikkoja sielläkin missä niitä ei pyydetä.

Emme toteuta tapahtumia vain tapahtumien ilosta, vaan halusta päästä rakentamaan asiakkaidemme liiketoimintaa tukevia huipputason kohtaamisia.