Viimeiset kaksi vuotta ovat opettaneet uusia tapoja kohtaamisille, tapaamisille ja verkostoitumiselle, eikä vuosi 2022 näytä tuovan poikkeusta tähän. Virtuaalitapahtumat jatkavat kehitystään, tunnelin päässä näkyy valoa tulevista livetapahtumista ja hybriditapahtumat ottavat entistä suurempaa jalansijaa. Mikä sitten on teidän tapahtumallenne oikea tapahtumamuoto?
Tapahtumamuoto tulee valita aina osallistujien ja tapahtuman tavoitteiden mukaan. Helpottaaksenne valintaanne ja säästääksemme teidän aikaanne tiivistimme toteutustavat pääpiirteittän. Jokainen tapahtumamuoto mahdollistaa myös kuvausta rikkaamman toteutuksen, tämän suunnittelussa ja tuotannossa olemme mielellämme apunanne.
Tapahtumamuoto tulee valita aina osallistujien ja tapahtuman tavoitteiden mukaan.
Jokaisella tapahtumamuodolla on omat vahvuutensa.
Livetapahtuma: Perinteinen ja kokemuksellisin kohtaamismuoto, missä ihmiset pääsevät tapaamaan, kokemaan, näkemään ja kuulemaan yhdessä. Valitettavasti näkymä 2022 vuoden livetapahtumiin on edelleen epävarma, viime aikojen uutisoinneista huolimatta. Livetapahtumat ovat kohtaamismuotona vaikuttavimpia, joten tunnistetun tarpeen ja rajoitusten salliessa suunnitelmat kannattaa viedä käytäntöön. Suunnittelussa tosin kannattaa vielä toistaiseksi pitää mukana optio, joko hybridimuodosta, tai täysin virtuaalisesta toteutuksesta.
Hybriditapahtuma: Sana mikä saa tapahtuman kuulostamaan scifimmältä, mitä se todellisuudessa on. Yksinkertaisuudessaan Hybridi on tilaisuus missä osallistujista osa on paikalla päätilaisuudessa ja osa seuraa joko täysin etänä, tai satelliittipaikkakunnilta. Hybriditapahtumaa ei kannata kuitenkaan ajatella budjettiratkaisuna. Tässä toteutusmuodossa tulee aina muistaa, että osallistujakokemus on suunniteltava kahdelle eri yleisölle, sen on oltava tasavertainen ja palveltava molempia. Suunnittele tarkkaan, kuinka satelliittitapahtumista ja kotisohvilta seuraavat osallistujat pystyvät osallistumaan tapahtuman keskusteluun, ja kuinka he kokevat tulevansa huomioiduksi.
Virtuaalitapahtuma: Tapahtuma missä puhujia, esiintyjiä ja juontajia lukuunottamatta kaikki osallistujat ovat etänä. Viimeisen kahden vuoden aikana virtuaalitapahtumat ovat ottaneet hurjan kehitysaskeleen, joten virtuaalitapahtumaa ei saa sekoittaa pelkkään webcastiin, tai streamiin. Oikealla alusta valinnalla tapahtumaan saa mukaan interaktiivisia elementtejä, ja laadukkaalla lähetystekniikalla itse lähetykseen saa TV-tuotantomaista laadukkuutta ja rytmiä. Koska virtuaalitapahtumia seurataan täysin etänä, niin ohjelma tulee suunnitella tehokkaaksi ja viihdyttäväksi.
Jokaisella tapahtumamuodolla on omat vahvuutensa. Livetapahtumassa muistijälki konkreettisesta kokemuksesta on vahva, mutta osallistujamäärää on rajallisempi mitä muissa tapahtumamuodoissa. Hybriditapahtumissa pystytään luomaan useita keskustelualustoja, ja levittäytymään samanaikaisesti yhdellä tapahtumalla esimerkiksi suuren yrityksen pääliiketoiminta-alueille. Virtuaalitapahtuma mahdollistaa helpon osallistumisen ja suuren osallistujamäärän. Hyvin suunniteltuna se on viihdyttävä sekä informatiivinen ja tapahtumasta saa kompaktin tallenteen jatkokäyttöä varten.
