Millaista on työskentely yritys- ja yhteisöasiakkaita palvelevassa tapahtumatoimistossa?
Kysymys mihin olemme päässeet vastaamaan useamman kerran, joten avataan nyt asiaa näin blogi-muodossa. Yleisellä tasolla kyse on tiimityöstä. Roolista ja asemasta riippumatta työssä onnistuminen vaatii omistautumista, ymmärrystä alasta, asiakkaan liiketoiminnasta sekä hyvät tiimityöskentelytaidot ja kykyä viedä asiat ideasta toteutukseen. Usein tuleekin sanottua, että tällä alalla pärjätäkseen tästä työstä tulee oikeasti tykätä.
Luonnollisesti jokaisella toimistolla on omat tapansa työskennellä, oma työilmapiiri, roolitus yms. mutta miten asiat Vaihteella nähdään?
Roolit/tiimit: Tavallisesti yhden projektin ennakkotuotannon parissa työskentelee asiakkuusjohtaja, tapahtuman tuottaja, aputuottaja, graafinen suunnittelija sekä hankintaketjumme/kumppaneidemme ammattilaiset. Suunnittelu- ja konseptointivaiheessa projektiin osallistuu usein myös 3D-mallintaja ja konseptisuunnittelija tai planneri, jotka auttavat käytännöntoteutuksen sekä kerrontatapojen visualisoinnissa sekä tavoitteiden kirkastamisessa. Valmistelu- sekä tapahtumapäivänä henkilökunta luonnollisesti kasvaa tapahtumatyöntekijöillä, teknikoilla, catering-henkilökunnalla yms. toteutusta tukevilla resursseilla. Hyvässä ja onnistuneessa projektissa myös asiakkaamme yhteyshenkilö on osa tiimiä mahdollistaen avoimen ja dialogimaisen kommunikaation läpi koko projektin.
Työn luonne: Kerrotaan että tapahtumatuottajan työ on yksi stressaavimmista ammateista. Näin ei tarvitse olla – työ on stressaavaa vasta silloin kun projektinhallinta on puutteellista. Projekti niin suunnittelu-, myynti-, kuin tuotantovaiheessakin tulee suorittaa aina etupainoisesti, deadlineista infottava koko projektiryhmää ja eri vaiheet rakennettava suunnitelmallisesti. Tapahtumapaikalla tulee aina muutoksia, joten mitä paremmin kaikki tietävät mitä tulevat tekemään, mitä tapahtumalta odotetaan ja mitä paikan päällä tapahtuu, sitä parempi on lopputulos.
Hyvässä ja onnistuneessa projektissa myös asiakkaamme yhteyshenkilö on osa tiimiä mahdollistaen avoimen ja dialogimaisen kommunikaation läpi koko projektin
Lähes kaikki projektimme ovat osa jotain suurempaa ja jokaiselle projektille asetetaan tietyt tavoitteet.
Projektit: Palveluistamme käytämme mieluiten nimeä kohtaaminen. Toteutamme niin kotimaassa kuin ulkomaillakin seminaareja, gaaloja, henkilöstötapahtumia, messu-osastoja, kuluttajakohtaamisia, virtuaalitapahtumia ja oikeastaan kaikkea missä tekemisen ytimessä on laadukkaiden kohtaamisten ja muistijälkien luominen. Kohtaamisen tulee synnyttää tunteita, jotta ne muistetaan. Oli kyse sitten kahden bisnespäättäjän kohtaamisesta seminaarissa tai brändin ja kuluttajan kohtaamisessa kadulla. Meidän toteuttamiin kohtaamisiin pääset tutustumaan tarkemmin referensseissämme.
Luovuus/Ratkaisukeskeisyys: Luovuus, ratkaisukeskeisyys ja asiakkaan kuunteleminen ovat tärkeimpiä asioita kohtaamisten parissa työskennellessä. Haluamme aina luoda jotain uutta, rakentaa konsepteja mitkä tuntuvat näkyvät ja kuuluvat, ja jotka jättävät vahvoja muistijälkiä. Luovuus näkyy myös arkisissa ratkaisuissa, joita tulee suorittaa koko prosessin ajan, ja mitkä parantavat lopputulosta. Tapahtumatoimistossa työskentelyn rikkaus ovat erilaiset projektit ja vaihteleva työnkuva. Työssä tulee olla valmis laittamaan myös “kädet saveen”. Aamulla päivä voi alkaa pikkutakki päällä asiakastapaamisesta ja illalla löytää itsensä jakamassa nimikortteja asiakkaan tilaisuuden aulassa. Jokainen työvaihe ja jokaisen työpanos on tärkeä.
Tuloksellisuus: Kuten jokaisen yritystoiminnan, myös tapahtumatoiminnan tulee olla taloudellisesti tuottavaa. Jokaisen työntekijän tulee ymmärtää lainalaisuudet ja sitoutua yhdessä asetettuihin tavoitteisiin sekä niiden saavuttamiseen. Tuotantoja on myös yhtäaikaisesti useampia käynnissä ja tuotantotiimit vastaavat itsenäisesti jokaisen tuotannon taloudellisesta onnistumisesta. Jokaisen alan ammattilaisen tulee ymmärtää kestävän talouden merkitys liiketoiminnan edellytyksenä.
Asiakkaan liiketoiminta: Lähes kaikki projektimme ovat osa jotain suurempaa ja jokaiselle projektille asetetaan tietyt tavoitteet. Asiakasprojektien parissa työskennellessä tulee ymmärtää perusteet asiakasyrityksen liiketoiminnasta sekä heidän muista, itse tapahtumaa suuremmista tavoitteista. Mitä syvemmälle asiakassuhde kehittyy, sitä paremmin hiljaista tietoa meille siirtyy ja sitä paremmin pystymme suunnittelemaan asiakkaan liiketoimintaa tukevia tapahtumakonsepteja. Asiakkaan projektien kanssa tulee aina muistaa että he ovat tapahtuman tähtiä ja itse tapahtuma on heille liiketoimintaa, tapahtuman luonteesta riippumatta. Yksi alan hienouksista onkin päästä tutustumaan useampaan toimialaan pintaa syvemmältä.
Kestävyys: Jokaisessa aikaisemmin mainitussa kohdassa, niiden huomioimisessa sekä suunnittelussa tulee myös muistaa tapahtumatoiminnan kestävyys. Toteuttavana osapuolena meidän vastuullamme on aktiivisesti hakea kestävämpiä ja ympäristöystävällisempiä ratkaisuja sekä huomioida että oma hankintaketjumme on arvojemme mukainen. Ympäristön, työympäristön ja huomisen huomioiminen on arjen pieniä tekoja. Oman hiilijalanjäljen kompensointi on myös tehty nykyään helpoksi mm. Compensaten ja Green Carbonin kaltaisten toimijoiden toimesta.
Parhaimmillaan työskentely tapahtumien parissa on monipuolista, haastavaa sekä erittäin antoisaa ja luovuutta vaativaa työtä. Meille itsellemme on tärkeää, että oma henkilöstömme sekä koko projektitiimimme antaa parhaan osaamisensa jokaiselle projektille.
Mikäli olet kiinnostunut työskentelemään tapahtumien parissa niin myynti-, suunnittelu-, kuin tuotantotehtävien parissa ole rohkeasti yhteydessä meille@vaihdehelsinki.fi. Etsimme jatkuvasti tiimiimme vahvistuksia niin työntekijä- kuin freelancer-sopimuksilla.
